有給休暇管理簿つくってみました(入社日基準・時間単位取得、パートタイマー対応 2021年3月28日修正版)

働き方改革の一環として今年4月からスタートした年次有給休暇の取得義務については、悩みを抱えている総務ご担当者も多いと思います。有給休暇を年5日以上取得してもらうのが何より大変ではありますが、もう一つ新しいルールとして「年次有給休暇管理簿」の作成と保存(3年間)が義務付けられました。

この管理簿ですが、必要記載事項としては3つとされています。時季(=取得日)、日数(=有給取得日数)、基準日(=有給付与日)です。
管理簿を作成するだけなら難しいことはありませんが、「(法定どおりに)入社日からの勤続年数に基づいた個別の有給休暇付与を実施していて、なおかつ中途入社の社員が多く基準日がバラバラ」というような場合、「誰がいつまでにどれだけ休暇を取得しなければならないのか」を把握するのはかなり困難です。

そこで、全社員の有給休暇取得状況を1枚のシートで確認できる、エクセル「年次有給休暇管理簿」を作成してみました。
時間単位取得、パートタイム労働者への付与に対応しています。ただし、取得時季指定などには対応していません。
Excel2007以降に対応し、マクロは使っていません。詳しい説明については、Excelファイル内に記載があります。

※ 基準日統一方式を採用している場合は、こちらをご覧ください。
有給休暇管理簿つくってみました(基準日統一・半休、パートタイマー対応)

 

ZIPファイルとなっていますので、下の ダウンロード ボタンをクリックしてダウンロードした後、解凍してご利用ください。

重要 ダウンロードファイルは試用のため、社員10名までは無償でご利用いただけますが、管理する社員が10名を超える場合は有償(税込み2,000円)でのロック解除が必要となります。
以下の販売サイトのボタンをクリックしていただくと販売サイトに移動し、購入手順等をご確認いただけます。
※ まずは、ご購入の前にご試用ください。

  有給休暇管理簿販売サイト
※ 2020年11月28日以前にダウンロードされたファイルは、無償のままご利用いただけます。

なお、当管理簿の有償化にあたっては、『ノア社会保険労務士法人』様より労働基準法関連の監修をいただいております。この場を借りまして御礼申し上げます。

ご利用については、以下の免責事項をご了承いただける方のみとさせていただきます。

  • このソフトウェアはどなたでもご利用いただけますし、改変していただいても構いません。ただし、ソフトウェアの販売等の目的でのご利用はお断りします。
  • このソフトウェアのご利用によって生じた障害、損害等に関しては、スカイアンドスノウは一切の責任を負うことはできません。
  • 不具合等につきましては、当ウェブサイトからご連絡いただければ確認の上でできる限り対応いたしますが、機能の追加等のご要望があれば(有償となる場合がありますが)ご相談ください。

 

使ってみての感想、評価などコメントいただけるとうれしいです。

 

以下は、修正等の履歴です。

バージョン4.1 2021年3月28日
重要 新年度データの作成手順に問題がありましたので、修正しました。バージョン4.0以前の方法では、新年度データの残日数等が正しく計算されません。すでにお使いいただいている方は、『説明と注意事項』シートの該当部分を以下のように修正してご利用ください。

 ⑧ 「設定」シートの「期首」を新年度の期首に、「現在日」を新年度中の日付に書き換えます。
 ⑨ 「管理簿」シートの「取得日数」を「前年度末取得日数」へ、「有給残日数」を「前年度末有給残日数」へ値貼り付けします。
 ⑩ 「管理簿」シートの「取得日1」~「取得日60」を消去してください。

 ⑧ 「管理簿」シートの「取得日数」を「前年度末取得日数」へ、「有給残日数」を「前年度末有給残日数」へ値貼り付けします。
 ⑨ 「管理簿」シートの「取得日1」~「取得日60」を消去してください。
 ⑩ 「設定」シートの「期首」を新年度の期首に、「現在日」を新年度中の日付に書き換えます。

また、すでに新年度データを作成して運用している場合、以下の手順で修正をしてください。
 ① 旧年度データを開き、「設定」シートの「現在日」が(旧年度の)期末日となっていることを確認します。
 ② 新年度データも開きます。
 ③ 旧年度「管理簿」シートの「取得日数」及び「有給残日数」 を 新年度「管理簿」シートの「前年度末取得日数」及び「前年度末有給残日数」 へ値貼り付けします。 ※ 並んでいる2列をコピーして、別の2列へ値貼り付けすることになります。

バージョン4.0 2020年11月29日
有給休暇の時間単位取得に対応いたしました。管理簿の右側に月ごとの取得日数を表示するようにしました。

バージョン3.1 2019年10月8日
パートタイム社員で付与日数が10日未満の場合、有給休暇取得義務の対象外となるため、警告表示しないように修正しました。

バージョン3.0 2019年10月5日
パートタイム労働者への付与に対応するようにいたしました。

バージョン2.1 2019年9月5日
入社して6か月未満の社員にも有給休暇が付与されてしまうという問題を修正しました。

バージョン2.0 2019年8月12日
2019年5月に作成した有給休暇管理簿ですが、お問い合わせをいただき確認したところ各種の不具合を発見しました。すでにお使いいただいている方には申し訳ございませんが、改めて修正版をアップロードします。
なお、修正に伴い半日休暇へも対応するようにいたしました。ご活用いただければ幸いです。

 

有給休暇管理簿つくってみました(入社日基準・時間単位取得、パートタイマー対応 2021年3月28日修正版)” に対して23件のコメントがあります。

  1. U より:

    会社の経理担当です。
    良いソフトですね!
    以前は有休の残日数等すぐに確認ができなかったのですが、エクセルで一覧で見られるので、助かっています。

    以下2点不具合が発見されましたので、ご報告させていただきます。
    ①今年度の「基準日」以前の有給が反映されない。(前年度分の有休を使用したことにならない)
     例)2019年4月1日入社→2019年10月1日(初回基準日)に10日付与します。それを2020年度版にすると、「残日数10日」、「基準日(有給付与日)」は2020年10月1日になります。ここまではOKです。
     しかし、有休を2020年10月1日以前の日付で入力すると、反映されません。2020/9/30だと、文字・背景がグレーになり、「取得日数」「残日数」ともに変化なしです。2020/10/1以降だと、正常に作動します。

    ②反映されない人がいる
     全員の取得日1の枠に、試しに2021/4/1と入力してみたところ(今年度分のシートです)、1名分が反映されません。(30名中)文字・背景はグレーではなく正常通り入っているのですが、「取得日数」「残日数」が変化しません。ちなみに、取得日2以降も試しましたが、同様の症状のままでした。
    「取得日数」「残日数」の関数式を見ても、上下の式と数字以外は変わりません。
    27番目の人だけがこの状態で、26番目の人と28番目の人は正常です。

    上記2点、改善していただければ、大変ありがたいです。
    必要でしたらデータを送付しますので、ご連絡ください。

    1. skyandsnow より:

      Uさま

      お世話になっております。
      データのご送信ありがとうございました。遅くなりましたが、ご回答申し上げます。

      お送りいただいたデータを確認しましたところ、元は「基準日統一方式 バージョン1.0α」でした。
      ところが、内容的には「入社日基準方式」に改変されていましたので、本来であればサポートは致しかねる状況です。
      そのため、改変の内容など詳しい解析は行っておりませんので、的確なご回答となっていない可能性があることをご承知おきください。

      > ①今年度の「基準日」以前の有給が反映されない。(前年度分の有休を使用したことにならない)
      > 例)2019年4月1日入社→2019年10月1日(初回基準日)に10日付与します。それを2020年度版にすると、「残日数10日」、「基準日(有給付与日)」は2020年10月1日になります。ここまではOKです。
      > しかし、有休を2020年10月1日以前の日付で入力すると、反映されません。2020/9/30だと、文字・背景がグレーになり、「取得日数」「残日数」ともに変化なしです。2020/10/1以降だと、正常に作動します。
      ①につきましては、基準日の考え方から来るもので不具合ではございません。
      基準日が到来することにより、期限切れの残日数は消滅するとともに新たな有休が付加され、それまでの有休取得はリセットされるからです。
      したがって、基準日以降に基準日より前の日付の有休を入力しても、現在の「取得日数」や「残日数」には影響しないのです。

      > ②反映されない人がいる
      > 全員の取得日1の枠に、試しに2021/4/1と入力してみたところ(今年度分のシートです)、1名分が反映されません。(30名中)文字・背景はグレーではなく正常通り入っているのですが、「取得日数」「残日数」が変化しません。ちなみに、取得日2以降も試しましたが、同様の症状のままでした。
      > 「取得日数」「残日数」の関数式を見ても、上下の式と数字以外は変わりません。
      > 27番目の人だけがこの状態で、26番目の人と28番目の人は正常です。
      ②ですが、一部の計算式が消去されておりました。私の手元のデータを確認しましたが正常でしたので、誤って消されたものと思われます。
      具体的には、27番目の人の(非表示となっている)AC列からCJ列の計算式です。
      非表示の列を再表示してご確認ください。上の行から式をコピーすると正常に戻るはずです。

      以上となりますが、他にも元のファイルを改変したことによる不具合が生じている可能性はあります。
      ですので、有料とはなってしまいますが、最新版の「入社日基準方式 バージョン4.1」を入手していただき、データを移行していただくようおすすめさせていただきます。
      ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

  2. K より:

    こんにちは。
    有償の場合管理人数が100名までとありますが、100名以上の場合はファイルを2つ以上に分けて管理することは可能でしょうか?その場合はそれぞれのファイルが有償(支払いが別)になるのでしょうか?

    1. skyandsnow より:

      Kさま

      こんにちは。コメントありがとうございます。
      管理する人数が100名を超える場合でも、追加購入の必要はございませんので、ファイルをコピーしてお使いいただいて構いません。
      ただし、同じフロアにあっても異なる会社であれば、会社ごとにご購入いただきたく存じます。
      よろしくお願いいたします。

  3. 勤怠担当@小さなNPO法人 より:

    大変使いやすそうな管理表でぜひ使ってみたいのですが、
    管理簿を印刷をする際は空欄の行もすべて印刷されてしまうのでしょうか。
    5名しかいない会社ですので必要な行のみを印刷したい場合、方法はありますでしょうか。

    1. skyandsnow より:

      勤怠担当@小さなNPO法人さま

      コメントありがとうございます。
      印刷の範囲設定についてのご質問ですが、入力可能なセルだけは選択できますので、その選択した状態で「印刷範囲の設定」をしていただくと、(完全ではありませんが)ご希望の結果に近いと思われます。セルの選択は、具体的には、1 A2セルをクリック、2 シフトを押しながら(取得日10までであれば)CH11セルをクリック、というようにします。
      後は印刷時の設定で、ページ指定、用紙サイズ、拡大縮小などを調整して印刷してください。

      それ以上の細かい設定をご希望であれば、有償(2,000円)にてパスワードロックの解除をすることが可能となりますので、ご検討いただければ幸いです^^;
      よろしくお願いいたします。

  4. A より:

    有給管理に困っています。
    使いやすそうなエクセルです!!  有給の取得日入力すると残日数に反映されますが、
    半日の有給取得の場合はどうなりますか?

    1. skyandsnow より:

      Aさま

      コメントありがとうございます。

      一日の所定労働時間は8時間という設定になっていますので、
      (取得前の残日数が15日の場合)1日の有給休暇取得であれば、入力の際は「2021/2/22」とすると、残日数は14と表示されます。
      同様に、半日取得であれば「2021/2/22 4:00」と入力し、残日数は13.5となります。
      また、1時間の取得であれば「2021/2/22 1:00」と入力し、残日数は13.88(正しくは13.875ですが、表示は小数点以下第二位まで)となります。

      ダウンロードしていただいたデータの「説明と注意事項」シートにも、説明がありますので併せてご覧ください。
      よろしくお願いいたします。

  5. H より:

    こんにちは。先日、DLさせていただきました。
    とても使い易いです。ありがとうございます。
    そこで、操作方法をお聞きしたいのですが、半休処理の場合には、どのようにすれば
    よろしいですか?
    お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

    1. skyandsnow より:

      Hさま

      コメントありがとうございます。
      取得日を入力する際、1日取得であれば「8/1」とするところを、半日取得であれば「8/1 4:00」というように、月日の後に半角スペースを置き、時間数(4:00でなくても結果は変わりません)を入れてください。
      このようにすると、取得日数に0.5日加算されますので、確認してみてください。
      今後ともよろしくお願いいたします。

      1. より:

        ご返答ありがとうございます。
        半休処理できました!これでまた、作業がし易くなりました。
        ありがとうございました。
        またよろしくお願いいたします。

  6. M.K より:

    非常に使いやすいデータを公開していただきありがとうございます。大切に使用させて頂きます

    1. skyandsnow より:

      M.Kさま

      コメントありがとうございます。お褒めのお言葉いただき恐縮です。
      またご利用いただいた上で、ここはもっとこうしてもらいたい、などのご要望がありましたらご意見ください。
      今後ともよろしくお願いいたします。

  7. M.H より:

    社労士から有休管理簿ソフトを購入するか、Excelで作成するか、で迫られている際にこちらへたどり着きました。

    質問なのですが、
    例えば、初回のみ入社日基準、次回以降基準日付与という場合は、この管理簿ではどのように対応したらよろしいのでしょうか。

    1. skyandsnow より:

      M.Hさま

      コメント&ご質問ありがとうございます。ご返信遅くなりましてすみません。
      現状、貴社のルールに対応するようにはできておりません。少し特殊なパターンなので、もしご要望があれば、有料にて開発させていただきたいと思います。
      ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

  8. H.M より:

    ぜひ使わさせていただきます。
    エクセルが苦手なので大変ありがたいです。
    質問なのですが、基準日を1日に統一したい場合はどのようにすればいいのでしょうか。

    無料で提供されているにも関わらずこのような質問をして大変申し訳なく思います。
    よろしくお願いいたします。

    1. skyandsnow より:

      H.Mさま

      コメント&ご質問ありがとうございます。
      基準日統一方式については現状対応しておりませんが、検討してみますので少しお時間をいただきたいと思います。
      よろしくお願いいたします。

    2. skyandsnow より:

      H.Mさま

      基準日統一方式について試作版をリリースいたしました。たいへんお時間がかかってしまい申し訳ありませんでした。ご利用いただければ幸いです。
      有給休暇管理簿つくってみました(基準日統一・半休、パートタイマー対応)

  9. EN より:

    是非使わせていただきたいです。宜しくお願いいたします。

    1. skyandsnow より:

      ENさま

      コメントありがとうございます。
      どんどん使ってください。よろしくお願いいたします^^

  10. SS より:

    こんにちは、有給休暇管理簿を使わせて頂きたいと思い、DLさせて頂きました。
    そこで質問なのですが、入社6ヶ月未満の社員(行)の付与日数ならびに有給残数が10日と表示されるのですが
    これはこのプログラムの仕様なのでしょうか?
    ご教授よろしくお願い致します。

    1. skyandsnow より:

      SSさま
      ご質問ありがとうございます。
      仕様です。と言いたいところですが、もちろん不具合です m(_ _)m
      修正しましたので、ご利用いただければ幸いです。また何かありましたらご指摘いただければ助かります。
      今後ともよろしくお願いいたします。

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